出口货物电子数据类单证如何进行备案？-ESG跨境

出口卖家应该在申报出口退税(免税)后15日内，将所申报免税或者退税货物的单证，依照申报退税(免税)的出口货物次序，填写《出口货物备案文件目录》，注明备案文件的寄存地点，供主管税务机关核实。

然而，在实际出口业务中，一些出口卖家没有签署书面购销合同，而是签署了口头合同和电子合同。在这种情形下，如何进行单证备案呢？

出口卖家备案的单证为电子数据或无纸化，可采取以下两种方法之一备案：

1、出口卖家未签署书面出售合同，签署电子合同、口头合同等无纸化合同，符合中国合同法规定的，出口卖家打印电子合同，口头合同由出口卖家经理书面记录口头合同内容，签订声明记录内容与事实一致，加盖卖家公章备案。

对于其他文件的备案，如 有关行政部门采用无纸化管理办法，使出口卖家无法获得纸质文件或卖家自制电子文件，出口卖家可以将相关电子数据打印成纸质文件，加盖卖家公章，签字打印文件与原电子数据一致。

2、除口头合同外，对于出口卖家订立的电子采购出售合同， 有关行政部门采取无纸化管理文件和卖家自制电子文件等，出口卖家可以提出书面申请，经主管税务机关同意，可以应用电子文件记录管理，即以电子数据的形式记录相关文件。

出口卖家应该确保电子文件记录的真实性，定期备份相关电子数据。税务机关依照规定取得记录文件时，应该依照税务机关的要求，如实提供电子数据或者打印并加盖卖家公章的纸质文件。

因此，外贸卖家要注意：即使是口头合同也要按规定及时备案，以免影响后续退税。

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